Declaran ilegal a Office 365 en escuelas alemanas del Estado de Hessen

Declaran ilegal a Microsoft Office 365 en las escuelas del Estado de Hessen.  La medida la tomó la máxima autoridad estatal en materia de protección de datos. En su dictamen se establece que el uso de la configuración estándar de la popular plataforma en nube expone la información personal de estudiantes y profesores «a un posible acceso por parte de funcionarios estadounidenses».

La decisión se debe a que la solución ofimática en la nube de Microsoft almacena datos de  estudiantes y profesores en su nube europea

¿Por qué declaran ilegal a Office 365?

La discusión sobre si el uso de Microsoft Office 365 cumple con la legislación alemana y europea sobre privacidad ya lleva tiempo.  Se trata de una herramienta muy popular en las escuelas alemanas. En principio, el dictamen del ente regulador del Estado de Hesse había sido favorable a Microsoft.  El uso de la solución ofimática era compatible con la legislación de protección de datos. Pero, con una condición, «Siempre y cuando las escuelas utilicen correctamente las herramientas proporcionadas por Microsoft»(por ejemplo, la configuración de roles, autorizaciones, y registro).

Lo que cambió es que cuando se emitió la resolución Microsoft alojaba los datos en una nube ubicada en Alemania. Sin embargo ahora tiene una solución cloud para toda Europa.

El problema no pasa por el almacenamiento de datos en la nube.  Muchas escuelas de Hessen ya están utilizando soluciones en la nube. Ya sea, por ejemplo, la plataforma de aprendizaje o el registro electrónico de clases: las escuelas pueden utilizar aplicaciones digitales que se ajusten a la normativa de protección de datos, siempre que se garantice la seguridad del procesamiento de datos y la participación de los alumnos.

El meollo de la cuestión es si las escuelas alemanas tienen derecho como institución pública a almacenar datos personales (de niños) en una nube (europea) que, por ejemplo, está expuesta a un posible acceso por parte de las autoridades estadounidenses. (Me pregunto si tienen algún problema con que las autoridades alemanas accedan a esos datos sin orden judicial)
De acuerdo a la legislación alemana, las instituciones públicas en Alemania tienen una responsabilidad especial con respecto a la permisibilidad y trazabilidad del tratamiento de datos personales. También debe garantizarse la soberanía digital del procesamiento de datos del Estado. En otoño de 2018, la Oficina Federal de Seguridad de la Información llamó la atención del público sobre otro problema. El uso del sistema operativo Windows 10 transmite una gran cantidad de datos de telemetría a Microsoft, cuyo contenido no ha sido aclarado de forma concluyente a pesar de las repetidas consultas a Microsoft. Estos datos también se transmiten cuando se utiliza Office 365. Hace un tiempo escribí en Linux Adictos qué datos se transmiten cuando usamos MIcrosoft Office 365.

¿Qué pasa si el usuario consiente?

La mayoría de los usuarios no lee la licencia y hace clic en Aceptar. Otros como en mi caso, entendemos que renunciar en parte a la privacidad es un precio a pagar por tener acceso a determinadas prestaciones. Este artículo lo escribí en el Word online de Microsoft Office 365. Por supuesto, que si tuviera que escribir algo que no quiero que se entere la CIA (O Microsoft) usaría LibreOffice. Como sea, en el caso de Office 365 en la nube, el consentimiento no ofrece una solución porque no se puede garantizar la seguridad y la trazabilidad de los procesos de procesamiento de datos.

¿Qué pasa con la competencia?

De acuerdo al ente regulador:

Lo que se aplica a Microsoft también se aplica a las soluciones en la nube de Google y Apple. Las soluciones en nube de estos proveedores tampoco se han presentado de forma transparente y comprensible. Por esta razón, también es cierto aquí que el uso conforme a la protección de datos no es actualmente factible para las escuelas.

De todas formas, no cierran las puertas a Microsoft

Tan pronto como el posible acceso de terceros a los datos almacenados en la nube y la cuestión de los datos de telemetría se hayan resuelto de forma comprensible y conforme a la protección de datos, Office 365 puede ser utilizado como una solución de nube por las escuelas. Hasta entonces, sin embargo, las escuelas pueden utilizar otros instrumentos como las licencias locales en los sistemas locales.

0, agrego yo, pueden utilizar LibreOffice en Owncloud/Nextcloud.