En el artículo anterior habíamos comentado cuál era la utilidad para las organizaciones de los programas de administración de recursos humanos. Llegó el momento de describir una de las opciones disponibles
TimeTrex Open Source Community Edition
Se trata de una versión soportada por la comunidad del software de nivel empresarial del mismo nombre. Es gratuita y disponible para Windows, Linux y Mac en forma gratuita, aunque no tiene todas las funciones de la versión comercial.
Entre las prestaciones de la versión gratuita están:
Control del tiempo y asistencia basado en reglas
El programa permite rastrear y controlar la asistencia de los empleados con precisión en tiempo real desde cualquier lugar del mundo usando el navegador. Los gerentes pueden monitorear remotamente y acceder a informes sobre el uso del tiempo y la asistencia de los empleados, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Cálculo de días libres y por enfermedad
El programa permite configurar un número ilimitado de rubros para rastrear automáticamente las vacaciones de los empleados, los días de enfermedad o el tiempo acumulado de otras formas. Los empleados también tienen acceso a esta información en tiempo real.
Programación de horarios y gestión de descanso
Con este programa se puede automatizar horarios de rotación simples o complejos de varias semanas. Los empleados pueden acceder a sus horarios desde cualquier navegador web o incluso sincronizarlos con su dispositivo móvil.
Los empleados pueden presentar solicitudes de vacaciones o tiempo libre personal directamente usando la aplicación y las solicitudes pueden configurarse para que pasen por varios niveles de autorización jerárquica.
Los gerentes y empleados autorizados pueden modificar de forma segura los horarios de los empleados desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Información de los empleados
TimeTrex Open Source Community Edition ofrece una base de datos centralizada donde los datos están organizados y son fácilmente accesibles.
El programa permite rastrear y gestionar las calificaciones de los empleados, incluyendo:
- Habilidades – Competencia, fechas de primera/última utilización, años de experiencia y fechas de caducidad.
- Educación – Curso, instituto, especialidad/menor, grado/puntuación y fecha de graduación.
- Membresías – Fechas de inicio/renovación, propiedad y cuotas.
- Licencias – Números de identificación de las licencias y fechas de emisión/expiración.
- Idiomas – Fluidez y competencia.
Revisiones de rendimiento
Usando este programa las empresas pueden agilizar el proceso de generación de revisiones de desempeño para los empleados y comunicar sus expectativas de manera efectiva. Además se puede hacer un seguimiento de los informes de accidentes/lesiones, entrevistas de entrada/salida y medidas disciplinarias. Se pueden definir indicadores clave de desempeño para ayudar a estandarizar e informar sobre cualquier tipo de revisión.
Manejo de información personal
TimeTrex centraliza la información personal de los empleados en una sola base de datos incluyendo:
- Datos personales
- Foto de perfil
- Detalles de contacto
- Contacto(s) de emergencia
- Parientes y otras personas dependientes
- Información sobre el trabajo
- Información sobre el salario
- Dependencias jerárquicas (supervisores y subordinados)
- Adjuntar archivos
Gestión de nóminas
Dado que TimeTrex se encarga tanto de la programación como de la asistencia, la nómina se puede procesar en unos pocos clics.
El programa cuenta con un avanzado motor de cálculo de nóminas que calcula automáticamente los impuestos sobre la renta federales, estatales y locales, así como otras deducciones personalizadas como beneficios, seguros, embargos y acumulaciones de vacaciones y bajas por enfermedad.
Depósito directo
TimeTrex facilita la transferencia electrónica de los fondos de la nómina a empleados. Alternativamente, TimeTrex puede imprimir cheques en varios formatos diferentes. Hay que tener en cuenta que esto puede no funcionar en todos los países.
Talones de pago electrónico
Con el programa pueden generarse talones de pago electrónicos detallados para todos los empleado quienes pueden verlos en línea de forma segura o imprimirlos en cualquier momento.
Informes de impuestos
Con la aplicación se pueden generar una variedad de informes fiscales. El programa trae preconfigurados los de EE.UU Y Canadá, pero es probable que puedan conseguirse para otros países de parte de la comunidad.
Integración con aplicaciones externas
Si bien TimeTrex Open Source Community Edition puede procesar la nómina completamente, también puede integrarse con proveedores externos incluyendo:
- QuickBooks
- ADP
- Paychex
- Ceridian
En los próximos artículos veremos más opciones de código abierto para el manejo de recursos humanos.