Introducción a las bases de datos con LibreOffice Base

Las bases de datos son una de las aplicaciones más útiles que nos dio la tecnología informática. Sin embargo, el uso de gestores de bases de datos no está tan extendidos

Definimos a las bases de datos como conjuntos de datos relacionados entre ellos, y almacenados de forma tal que puedan recuperarse cuando se necesiten. Un gestor de bases de datos es un programa que facilita su creación y actualización. También permite la recuperación y presentación de los datos utilizando determinados criterios.

En este post describimos los componentes del gestor de bases de datos de LibreOffice. En el próximo vamos a explicar la forma de usar sus asistentes.

A diferencia de aplicaciones como Calibre o WordPress que tienen bases de datos predefinidas para uso específico, un gestor de base de datos nos permite crear y acceder a un variado tipo de ellas. Es así, que podemos tener una base de datos de clientes con cuatro registros y una de productos con diez.

Consiguiendo LibreOffice Base

Aunque la mayoría de las distribuciones Linux instalan LibreOffice por defecto, no lo hacen con el gestor de base de datos. Sin embargo, puedes encontrarlo en los repositorios buscando “base” o libreoffice base”.

En el caso de Windows o Mac, puedes ir a la página de descarga del proyecto. Recuerda que tienes que descargar el programa, el paquete de traducción y el manual de ayuda.

Componentes de un proyecto de LibreOffice Base para la creación de bases de datos.

LibreOffice Base nos ofrece cuator herramientas para interactuar con las bases de datos:

Tablas

• Formularios
• Consultas
• Reportes

Las tablas

Una base de datos consta de una serie de campos agrupados que contienen datos individuales. Cada grupo de campos se denominan tablas. Además de los campos, las tablas determinan que tipo de información se va a guardar en cada uno de ellos.

Es posible ingresar información a una tabla manualmente (usando formularios o introduciéndolos directamente) o en forma automática (arrastrando una planilla de cálculo o generando una consulta)

El rol de los formularios en las bases de datos

Un formulario es una interfaz gráfica para la entrada y edición de datos. El formulario más básico es la propia tabla. En el caso de necesitar algo más complejo podemos incluir texto explicativo, gráficos, cuadros de selección y muchos otros elementos.

Los datos que introducimos en un formulario se guardan en los campos de la tabla. Es posible completar una tabla utilizando diferentes formularios u otros métodos de entrada.

Creación de consultas

Las consultas se utilizan para obtener información específica de una base de datos. Cada consulta genera una nueva tabla con los resultados. Es posible generar una consulta a partir de los datos de varias tablas.

Generando reportes a partir de las bases de datos de LIbreOffice

Todos hemos conocido gente que tiene lo que podríamos llamar un «desorden ordenado». En un caos capaz de provocarle ataques de histeria a Marie Kondo, son capaces de encontrar lo que necesitan. La cosa funciona hasta que otra persona tiene que reemplazarlos en su trabajo.

Con las bases de datos sucede lo mismo. Si somos los creadores, seguramente sabremos como recuperar la información necesaria. Es posible que ni siquiera tengamos que generar una consulta.

Pero, cuando se trata de compartir información con otros, debemos hacerlo de forma tal que resulte comprensible.

Los reportes proporcionan información que se encuentra en la base de datos ordenada de manera útil. En este sentido, son similares a las consultas. La diferencia en que están diseñados para ser comprensibles por personas que no tienen acceso a la base de datos.

Al igual que las consultas, los reportes se basan en una tabla. Si queremos un informe a partir de campos de tablas diferentes, debemos generar una consulta que las combinen.

r qué campos desea utilizar en el reporte. Si desea utilizar campos de tablas diferentes, primero debe combinar estos campos en una sola consulta o vista. A continuación, se puede crear un informe a partir de esto.

Es posible hacer que los reportes se actualicen cuando se producen cambios en algún dato. Sin embargo, si se cambian campos o parámetros de consulta, habrá que generar informes nuevos.

Con esto terminamos con la teoría. En el artículo de mañana veremos cómo utilizar los asistentes de LibreOffice Base para crear una base de datos